Kontoauszug automatisiert verbuchen (Anwendung)

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Übersicht

Die Automatisierungsunterstützung für das Verbuchen von Kontoauszügen in FinanzFenster erstellt automatisch Buchungsvorschläge. Diese Vorschläge werden aus verschiedenen in FinanzFenster hinterlegten Daten erstellt - es können bis zu 10 Buchungsvorschläge mit nur einem Klick erstellt werden.

Tutorial für die automatisierte Verbuchung von Kontoauszügen

Ablauf der Automatisierung

  1. Importieren des Kontoauszuges entweder im Format | CSV (meist als Export aus dem Online-Banking) oder im Format CAMT (XML-Format, meist aus Telebankingsoftware)
  2. Anzeigen der importierten Kontoauszüge in der Kontoauszug Übersicht
  3. Über das A-Symbol wird die Automatisierung aufgerufen
  4. Ist keine Automatisierung möglich, dh: sind keine automatischen Buchungsvorschläge erstellbar, wird automatisch die Seite Kontoauszug buchen und abstimmen weitergeleitet.

Kein oder zu wenige Buchungsvorschläge erstellt

Wenn keine oder zu wenige Buchungsvorschläge erstellt werden können müssen die Vorlagen oder Kunden- und Lieferantendaten für die Automatisierung eingerichtet werden. Im folgenden Kapitel werden die Möglichkeiten und Arten der automatisch erstellten Buchungsvorschläge erklärt.

Daten für den Buchungsvorschlag

Die Buchungsvorschläge werden auf Basis der Vorlagen, Stammdaten und Rechnungen in der Rechnungslegung erstellt.

Sind keine Vorschläge erstellbar wird entweder eine Fehlermeldung angezeigt oder direkt zu Kontoauszug buchen und abstimmen Seite weitergeleitet.

Buchungsvorlagen

Über Buchungsvorlagen können alle Geschäftsfälle automatisiert verbucht werden.

In den Buchungsvorlagen der Buchhaltung können Schlagwörter definiert werden, die als Text in den Kontoauszugszeilen enthalten sein müssen. Es können mehrere Schlagwörter erstellt werden - es müssen alle Schlagwörter exakt gefunden werden. Groß- und Kleinschreibung ist nicht relevant.

Kunden- und Lieferantenstamm

Es können Kunden und/oder Lieferanten über:

  • Namen oder
  • Nummer (die nummer muss mindestens 4-stellig sein)
  • IBAN

direkt aus den Texten der Kontoauszugszeilen gefunden werden. Sind im Kunden- und Lieferantenstamm auch die Standard-Buchhaltungsdaten hinterlegt, kann der Buchungsvorschlag erstellt werden.

Für positive Beträge einer Kontoauszugszeile werden Kunden, für negative Kontoauszugsbeträge werden mögliche Lieferanten gesucht.

Rechnungen in der Rechnungslegung

Es gibt 2 Varianten wie Rechnungen in der Rechnungslegung automatisch gefunden werden:

  1. Rechnungsnummer (gewidmete Zahlung)
  2. Kundennummer oder Kundenname (nicht gewidmete Zahlung)

In beiden Fällen wird durch das Verbuchen von Buchungsvorschlägen für Rechnungen ein Geldeingang in der Rechnungslegung gebucht, der zu den entsprechenden Buchungen in der Buchhaltung führt.

Rechnungen über Rechnungsnummer finden (gewidmete Zahlung)

Werden im Überweisungstext von positiven Kontoauszugsbeträgen die Rechnungsnummern gefunden, werden diese automatisch als Buchungsvorschlag erstellt. Es werden nur offene Rechnungen in die Suche mit aufgenommen.

Rechnungen über Kundennummer oder Kundenname finden (nicht gewidmete Zahlung)

Wird die Kundennummer oder der Kundenname von offenen Rechnungen in einer Kontoauszugszeile mit positiven Kontoauszugsbeträgen gefunden, wird als erster Buchungsvorschlag die älteste offene Rechnung herangezogen.

Rechnungen mit Skonto

Sind bei der Zahlungsbedingung einer Rechnung auch Skontoinformationen beinhaltet, werden diese berücksichtigt, wenn:

  • der Zahlungsbetrag innerhalb der Skontofrist eingegangen ist und
  • der Zahlungsbetrag sich innerhalb der Skontoreduktion befindet.

Treffen beide Kriterien zu, werden

  1. der Zahlungseingang zur Rechnung verbucht
  2. der Skonto automatisch auf die Rechnung gebucht
  3. die Rechnung somit geschlossen und als bezahlt vermerkt.

Möchten Sie nicht, dass der Skontobetrag automatisch ausgebucht wird, ignorieren Sie den Buchungsvorschlag und buchen Sie die Rechnung in der Kontoauszug buchen und abstimmen-Maske manuell.

Treffen die Kriterien nicht zu wird lediglich ein Geldeingang als Teilzahlung gebucht und die Rechnung bleibt offen.

Genauigkeit der Buchungsvorschläge

Die Buchungsvorschläge können je nach Treffergenauigkeit sofort verbucht werden oder müssen eventuell noch angepasst werden.

Die Qualität der Treffergenauigkeit wird auch mit einem Farbcode hinterlegt:

  • Grün: Der Treffer stimmt und kann sofort verbucht werden.
  • Gelb: Der Treffer stimmt gut aber die Beträge stimmen nicht überein. Vergleichen Sie die Kontoauszugszeile mit der gefundenen Vorlage, dem Kunden, Lieferanten oder der Rechnung. Passt der Vorschlag ist nichts weiter zu tun. Sie können den Betrag anpassen oder im Falle eines fälschlicherweise gefundenen Datensatzes kann der Buchungsvorschlag für den aktuellen Durchlauf ignoriert werden.
  • Rot: Es gibt mehrere mögliche Treffer. Bitte wählen Sie aus den angezeigten möglichen Buchungsvorschlägen den passenden aus. Passt keiner der Vorschläge kann der Buchungsvorschlag für den aktuellen Durchlauf ignoriert werden. Es müssen alle roten Buchungsvorschläge behoben werden damit die aktuellen Buchungsvorschläge mittels Buchen und weiter gebucht werden können.
  • Grau: Der Buchungsvorschlag wurde ignoriert und wird nicht berücksichtigt.

Zu viele Treffer gefunden

Es kann vorkommen, das mehr als ein Treffer über die Automatisierung gefunden wird. Der Benutzer muss nun aus den möglichen Treffern den richtigen Treffer wählen:

  • Vorlagen: Es wurden mehrere Vorlagen gefunden. Der Benutzer muss die richtige Vorlage auf Basis des angezeigten Namens der Vorlage wählen.
  • Kunden oder Lieferanten: Aufgrund des Namens oder hinterlegten IBANs werden mehrere Kunden- oder Lieferanten gefunden. Der Benutzer muss den richtigen Kunden oder Lieferanten auf Basis des angezeigten Namens wählen.
  • Rechnungsnummer: In den Texten der Kontoauszugszeile sind mehrere Rechnungsnummern vorhanden, die auch offene Rechnungen in der Rechnungslegung sind. Wählen Sie eine zutreffende Rechnung aus - sollte ein Restbetrag offene bleiben, wird der Restbetrag automatisch im nächsten Durchlauf (nach Klick auf Buchen und weiter) nochmal weiter gesucht.

Details zu den Treffern

  • Grün:
    • Keine zusätzliche Information: Der Betrag stimmt mit der Vorlage oder dem Kunden/Lieferanten und wird zur Gänze wie definiert erstellt.
    • Der offene Rechnungsbetrag stimmt mit dem Zeilenbetrag überein. Die Rechnung wird vollständig bezahlt.: Der Betrag der Kontoauszugszeile stimmt mit dem Betrag der Rechnung direkt überein. Die Rechnung wird zu voll bezahlt und ist nicht mehr offen.
  • Gelb:
    • Der Betrag wurde vom Benutzer manuell eingetragen.: Der Benutzer hat den vorgeschlagenen Betrag geändert und selbst angepasst.
    • Der Betrag der Zeile übersteigt den offenen Rechnungsbetrag. Die Rechnung wird vollständig bezahlt und der Restbetrag steht für weitere Buchungen zur Verfügung.: Der Betrag der Kontoauszugszeile ist größer als der offene Betrag der Rechnung. Die Rechnung wird zur Gänze bezahlt - der verbleibende Betrag auf der Kontoauszugszeile bleibt am Kontoauszug offen.
    • Der offene Rechnungsbetrag übersteigt den Zeilenbetrag. Es wird eine Teilzahlung verbucht (Restbetrag bleibt offener Posten).: Der Rechnungsbetrag ist höher als der Betrag der Kontoauszugszeile. Dadurch wird automatisch ein Geldeingang mit Teilzahlungsbetrag erstellt - die Rechnung bleibt offen
    • Zahlung von x entspricht Restbetrag minus y Skonto. Die Rechnung wird vollständig bezahlt.: Die Rechnung hat eine Zahlungsbedingung mit Skontoinformationen. Der Zahlungsbetrag stimmt mit den Skontoinformationen überein. Die Rechnung wird abzüglich Skonto bezahlt und der offene Poste geschlossen. Details siehe Rechnungen mit Skonto
    • Der Betrag der Zeile übersteigt den Gesamtbetrag der Vorlage - der Zeilenbetrag wurde vorausgewählt.: Die Vorlage hätte einen geringeren Gesamtbetrag als der Betrag der Kontoauszugszeile. Wenn die Vorlage nur eine Zeile beinhaltet ist die Buchung möglich - der betrag wurde automatisch an den Betrag der Kontoauszugszeile angepasst.
    • Der Gesamtbetrag der Vorlage übersteigt den Zeilenbetrag - der Zeilenbetrag wurde vorausgewählt.: Die Vorlage hätte einen höheren Gesamtbetrag als der Betrag der Kontoauszugszeile. Wenn die Vorlage nur eine Zeile beinhaltet ist die Buchung möglich - der betrag wurde automatisch an den Betrag der Kontoauszugszeile angepasst.
  • Rot:
    • Der eingegebene Betrag übersteigt den Zeilenbetrag.: Der vom Benutzer händisch eingegebene Betrag übersteigt den Betrag der Kontoauszugszeile und kann so nicht gebucht werden. Bitte ändern Sie den Betrag!

Vorschlag ignorieren

Klicken Sie auf den Button Buchungszeile ignorieren um den aktuellen Buchungsvorschlag für den aktuellen Durchlauf zu ignorieren.

Alternatives Rechnungsdatum

Soll beim Buchen ein anderes Rechnungsdatum verwendet werden als das Datum der Kontoauszugszeile, kann dieses andere Rechnungsdatum direkt beim Buchen angepasst werden. Per Default wird das Datum mit dem Datum der Rechnungszeile gleichgesetzt.

Buchen, bearbeiten oder ignorieren

Durch Klick auf den Button Buchen und weiter werden die Buchungsvorschläge automatisch gebucht. Im Anschluss werden die nächsten möglichen Buchungsvorschläge erstellt. Werden keine Buchungsvorschläge mehr gefunden, werden Sie automatisch auf die Kontoauszug buchen und abstimmen - Seite weitergeleitet.

Kreditkartenabrechnungen verbuchen

Bei der Verbuchung von Kreditkartenabrechnungen ist nicht das Datum der Kreditkartenbuchung für die Buchung in der EA-Rechnung relevant sondern das Datum der Abbuchung der Kreditkartenrechnung vom Bankkonto.

Wird als Zahlungsmittelkonto eine Kreditkarte mit hinterlegter Belegart Kreditkarte (2790) gewählt, erscheint im Linken Bereich unter dem Filter die Checkbox Bezahldatum überschreiben. Wird diese angehakt, kann ein Buchungsdatum gewählt werden, das für alle Buchungen als Zahlungsdatum verwendet wird. Dieses Buchungsdatum sollte mit dem Datum der Abbuchung am Bankkonto übereinstimmen.

Siehe auch

Kontoauszug (Anwendung)
Kontoauszug Übersicht
Kontoauszug buchen und abstimmen
Tutorial für die automatisierte Verbuchung von Kontoauszügen
Vorlagen
Lieferantenstamm
Kundenstamm
Geldeingang für eine Rechnungen in der Rechnungslegung (Faktura)