Kontenübersicht (Anwendung)

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In der Übersicht der Belegarten (oder auch Kontenübersicht) erhalten Sie eine Aufstellung über alle Ihre Konten. Eine Grundauswahl an Konten wird nach der Grundkonfiguration bzw. den Jahreseinstellungen für jeden Mandanten erstellt. Diese stellen den Kontenrahmen dar. Durch verschiedene Konfigurationsmöglichkeiten können Konten in verschiedene Konten aufgeteilt (Duplizieren) oder zum Beispiel auch nicht angezeigt oder gelöscht werden. Sie können auch eigene Namen und Bezeichnungen für Konten vergeben.

Filter

Sie können sich alle Konten anzeigen oder auch Konten von bestimmten Belegtypen, zB nur Einnahmen, anzeigen lassen. Belegtypen sind eine grobe Kategorisierung der Konten. Dadurch fällt es in der gesamten Anwendung leichter bestimmte Konten zu finden.

Zusätzlich können in der Belegartenliste in den jeweiligen Tabellenspalten nach

  • Kontonummer
  • Belegart
  • Umsatzsteuerkennzahl
  • Einkommensteuerkennzahl

gesucht werden.

Kontenübersicht / Übersicht der Belegarten

Die Kontenübersicht beinhaltet auch folgende Funktionen:

  • Anzeigen: drücken Sie auf das Auge um die Belegart in den Wertelisten nicht auswählbar zu haben - oder erneut um die Belegart wieder auswählen zu können
  • Sehen Sie sich die Detailinformationen zu diesem Konto an und bearbeiten Sie diese.
  • Konto löschen - Achtung: Die Verfügbarkeit von Konten in den Einnahmen-Ausgaben Masken kann über Kontrollkästchen in der Konten-Detailmaske gesteuert werden. Löschen von Konten sollte grundsätzlich vermieden werden.
  • Kopieren (Duplizieren) Sie ein Konto. Auf diese Art und Weise wird in FreeFinance ein neues Konto erstellt. Nähere Informationen sowie eine genaue Erklärung finden Sie unter Belegarten erstellen.

Belegart erstellen

In FreeFinance wird eine neue Belegart angelegt, indem eine ähnliche bestehende Belegart kopiert (dupliziert) wird. Um eine Belegart, oder Konto, neu zu erstellen oder eine bestehende Belegart zu kopieren sind folgende einfache Schritte notwendig.

Grundsätzliches

FreeFinance verwendet ein komplexes Regelwerk zur automatischen Erstellung der Finanzamtsmeldungen sowie der automatisch richtigen Verwendung von Buchungen zB: im Falle von Pauschalierungen. Aus diesem Grund sind folgende Punkte zu beachten:

  • Die Kopie einer Belegart sollte immer von einem "ähnlichen" Konto erfolgen.
  • Die Anlage eines neuen Kontos ist immer über die Kopieren-Funktionalität durchzuführen.
  • Steuerberater können über die Kontenverwaltung jedes Konto individuell anpassen.

Kopieren einer bestehenden Belegart (Konto)

Es gibt in FreeFinance mehrere Arten Belegarten zu kopieren:

Belegartenübersicht

In der Belegartenübersicht können bestehende Belegarten über das Symbol kopiert werden. Damit wird die gewählte Belegart automatisch kopiert und erscheint sofort in der Liste.

Details zur Belegart

Durch die Auswahl einer Belegart über das Symbol gelangt man in die Detailansicht der Belegart. Hier kann über die Schaltfläche Kopie erstellen das Konto kopiert werden. Das somit neu erstellte (kopierte) Konto wird sofort angezeigt.

Beispiele: Kopie erstellen

Das aktuelle Konto wird kopiert - die Nummerierung der Kontonummer des aktuellen Kontos wird herangezogen und um eine weitere Stelle erweitert. Somit kann ein Konto in verschiedene Konten unterteilt oder verfeinert werden.

Die Bezeichnung der Belegart kann jederzeit geändert werden.

Beispiel 1: Konto 0400 Maschinen wird kopiert die Bezeichnung wie folgt angepasst:

  • Konto 04001 Schleifmaschinen
  • Konto 04002 Bohrmaschinen
  • Konto 04003 Sonstige Maschinen

Beispiel 2: Ähnliches Beispiel für Waren / Wareneingangsbuch für verschiedenste Branchen: Konto 5000 Handelswareneinsatz wird kopiert über die "Kopie erstellen" Funktion auf:

  • Konto 50001 Computer
  • Konto 50002 Monitore
  • Konto 50003 Kleinteile wie Tastatur, Maus, etc.

Durch diese Möglichkeiten kann jeder seinen eigenen Kontenrahmen für seine Zwecke anpassen und einrichten.

Belegart bearbeiten

Um eine Belegart zu bearbeiten, wird auf geklickt. Dadurch öffnet sich ein Dialog mit folgenden Feldern, die auch großteils angepasst werden können. Das Formular gliedert sich in folgende Bereiche:

Details zur Belegart (Konto)

  • Konto Nr: Kontonummer - eindeutige Nummer jedes Kontos, angelehnt an den österreichischen Einheitskontenrahmen.
  • Belegtyp: Grobkategorisierung des Kontos - Unter diesem Überbegriff ist das Konto in den Einnahmen- und Ausgabenmasken zu finden. Dieser Typ ist nicht änderbar.
  • Belegart: Name des Kontos wie von FreeFinance vorgegeben. Dieser Name ist nicht änderbar - dafür ist Ihre Bezeichnung zu wählen.
  • Meine Bezeichnung: Sie können dem Konto einen eigenen Namen vergeben
  • Standardsteuersatz: Alle Steuersätze der obgenannten Steuerklasse stehen hier zur Auswahl. Sie können den Steuersatz als Standard auswählen, den Sie im Normalfall verwenden.
  • Sonderbuchung: Etwaige Sonderbuchungen, die beim Konto als Standard verwenden wird.
  • Anzeigen: Sie bestimmen individuell, ob ein Konto in den Eingabemasken angezeigt werden soll oder nicht.

Erweitert

  • Export Konto Nr.: für den Export in Steuerberatungssoftware wie BMD/RZL
  • EST-Kennzahl: EST-Kennzahl (Nur vom Berater änderbar)
  • Umsatzsteuer Klasse: Welche Umsatzsteuersätze für das Konto verfügbar sein sollen. Nach dem Wechsel der Umsatzsteuerklasse ist unter Details der Standardsteuersatz und alternativ die Sonderbuchung zu wählen. (Nur vom Berater änderbar)
  • Vorzeichen: Bestimmt ob das Konto ein Ertragskonto (+1) oder ein Aufwandskonto (-1) ist

Kontoverwendung

Zeigt an, in welchen Bereichen von FreeFinance dieses Konto verwendet wird. Rein informativer Charakter

Nicht verwendete Belegarten ausblenden

Das System stellt für alle möglichen Geschäftsfälle auch Belegarten zur Verfügung. Nach einem repräsentativen Zeitraum (zb: 1 komplettes Meldungsjahr) weiß jeder Unternehmer welche Belegarten (Konten) benötigt werden und welche Belegarten für das spezielle Geschäft des Unternehmers nicht benötigt werden.

Dieses "Ausblenden von nicht verwendeten Belegarten" ist eine Funktionalität die dem Unternehmer diese Arbeit abnimmt und alle Belegarten, die noch nicht verwendet wurden, automatisch ausblendet. Ausgeblendete Konten werden in den Wertelisten der Eingabemasken nicht mehr angezeigt und verringern somit den Suchaufwand für den Unternehmer.

WICHTIG: Diese Funktion ist erst sichtbar sobald es mindestens ein abgeschlossenes Finanzjahr gibt.

Belegarten (Konten) ausblenden

Durch Drücken der Schaltfläche Belegarten optimieren und schließlich Ausblenden werden alle nicht benötigten Belgarten (Konten) ausgeblendet. Alle ausgeblendeten Belegarten werden danach in einem Protokoll angezeigt.

Belegarten wieder einblenden

Belegarten sofort wieder einblenden

Nachdem die Schaltfläche Ausblenden gedrückt wurde wird ein Protokoll mit allen ausgeblendeten Belegarten angezeigt. Durch drücken der Schaltfläche der Spalte "wieder einblenden" wird die aktuelle Belegart sofort wieder eingeblendet.

Belegarten später einblenden

Da die Konten nicht gelöscht werden können diese Konten jederzeit wieder eingeblendet werden und stehen dann dem Unternehmer wieder zur Verfügung. Details hierzu unter Kontenverwaltung (Anwendung).

Schaltflächen

  • / um die Belegart in den Wertelisten nicht auswählbar zu haben - oder erneut um die Belegart wieder auswählen zu können
  • Bearbeiten Sie eine Belegart oder sehen Sie sich die Details zur Belegart an.
  • Konto löschen
  • Hiermit wird ein Konto kopiert, und somit ein Duplikat erstellt.
  • Belegarten optimieren: Öffnet den Dialog mit einer Erklärung zum Belegarten optimieren.
  • Ausblenden: Alle nicht benötigten Belegarten werden automatisch ausgeblendet
  • Die aktuell ausgeblendete Belegart wird wieder eingeblendet

Siehe auch

Finanzeinstellungen Überblick
Steuerberater Funktionen
Kontenverwaltung (Anwendung)
Konten (Anwendung)
Nicht verwendete Belegarten ausblenden (Anwendung)