Buchungsautomat

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Allgemein

Der Buchungautomat ermöglicht es Ihnen, Ihre Kontoauszüge leicht und schnell zu verarbeiten. Anhand Ihrer Vorlagen und Schlagwörtern erkennt der Buchungsautomat Ihre Buchungen und macht Ihnen gemäß Ihrer Angaben automatische Vorschläge. Somit müssen gegebenenfalls nur noch Sonderfälle gebucht werden.

Der Buchungautomat arbeitet nach folgenden Regeln:

  1. Buchungen, die im Verwendungszweck wiederkehrende Wörter beinhalten und ebenfalls gleich verbucht werden sollen
  2. Zahlungen an Lieferanten bzw. Eingänge von Kunden, die immer gleich verbucht werden sollen
  3. Rechnungen, die im System erstellt und vom Kunden ausgeglichen wurden

Vorbereitungen

Vorlagen

Um Auszugszeilen anhand ihres Verwendungszwecks zuordnen zu können, müssen vorab Vorlagen erstellt werden.

Wie erstelle ich eine Vorlage

  1. Importieren Sie einen Kontoauszug (für Hilfe hier)
  2. Klicken Sie wie gewohnt auf das Symbol “Verarbeiten”
  3. Wählen Sie eine Zeile vom Kontoauszug, die in Zukunft automatisiert verbucht werden soll, also z. B. eine monatliche Telefon- oder Mietrechnung
  4. Danach klicken Sie auf “Neue Ausgabe” (bzw. “Neue Einnahme”)
KA Auswahl Spar markiert.png
  1. Im neuen Fenster sehen Sie jetzt links an 1. Stelle den Punkt “Vorlagen” - klicken Sie rechts daneben auf das Symbol add
KA Dialog Spar markiert.png
  1. Jetzt können Sie eine neue Vorlage für diese Buchung(en) erstellen
  2. Benennen Sie Ihre Vorlage
  3. Geben Sie Schlagwörter ein, die im Verwendungszweck vorkommen, oder z. B. einen IBAN. Wichtig ist dabei, dass alle Schlagwörter auch wirklich immer und genau in dieser Schreibweise im Verwendungszweck des Kontoauszugs vorkommen, da der Buchungsautomat sonst nicht fündig wird
  4. Füllen Sie die weiteren Felder nach Belieben aus (Belegart, Lieferant oder ein Kunde ...)
  5. Drücken Sie auf Speichern. Wichtig: damit buchen Sie auch gleich die ausgewählte Zeile
KA Dialog Spar Vorlage erstellen markiert.png!

Wie kann ich meine Vorlage bearbeiten?

  1. Sollten Sie die Vorlage ändern wollen, geht dies im Punkt “Meine Belege” unter "Vorlagen"
  2. In der Zeile gibt es jetzt verschiedene Optionen um die Vorlage zu bearbeiten
Vorlage bearbeiten.png
    • Klicken Sie auf den Namen der Vorlage um diesen zu ändern
    • Klicken Sie auf settings um der Vorlage neue Schlagwörter hinzuzufügen oder bestehende zu ändern

Kunden und Lieferanten

  • Es wird vom Buchungsautomaten nach Namen von Kunde bzw. Lieferant gesucht. Für eine erfolgreiche Zuordnung müssen beim Kunden bzw. der Lieferanten entweder Name, Firmenname oder Kunden/Lieferantennummer mit den Details im Kontoauszug übereinstimmen.
  • Wenn ein Kunde bzw. Lieferant von der Automatisierung nicht berücksichtigt werden soll, dann können Sie dies in den Stammdaten des Kunden bzw. des Lieferanten ändern.
    1. Klicken Sie auf Stammdaten und dann auf Kunden bzw. Lieferanten
    2. Wählen Sie einen Kunden bzw. Lieferanten aus
    3. Klicken Sie auf den Tab Standardwerte
    4. Hier finden Sie eine Option "Ignorieren" – Wenn der Kunde bzw. der Lieferant vom Buchungsautomaten nicht beachtet werden soll, dann klicken Sie diese an
    5. Speichern Sie Ihre Änderungen
Stammdaten Lieferant Buchhaltung markiert.png

Rechnungen

Rechnungen werden automatisch vom Buchungsautomaten erkannt, wenn:

  1. die Rechnung im System erstellt worden und noch offen ist
  2. und der Kunde die Rechnungsnummer im Verwendungszweck angegeben hat
  3. oder wenn der Kundenname oder Kundennummer im Verwendungszweck vorkommt, dann wird die älteste offene Rechnung dieses Kunden vorgeschlagen
KA Verwendungszweck Rechnung.png

Verwendung

  1. Gehen Sie zur Kontoauszugsübersicht
  2. Klicken Sie auf das Symbol , es leitet Sie automatisch zum Buchungsautomaten weiter
  3. Hier sollten Sie jetzt alle Zeilen finden die anhand von Vorlagen, Lieferanten, Kunden und Rechnungsnummern automatisch zuordenbarn sind.
  4. Sollten Sie den Buchungsbetrag ändern wollen, klicken Sie einfach in den Betrag der jeweiligen Buchung
    • Dies kann bei Rechnungen nicht angewendet werden
  5. Sind Beträge gelb hinterlegt, bedeutet das nur, dass der Betrag nicht dem der Vorlage entspricht, es beeinträchtigt das Buchen in keiner Weise
  6. Sollte eine Zeile ausgewählt worden sein, die nicht verbucht werden soll, klicken Sie auf den Pfeil ganz rechts in der jeweiligen Zeile, damit ignoriert der Automat diese Buchung
    • Die Zeile wird dann grau angezeigt
  7. Wenn sie auf “Buchen und Weiter” klicken werden alle ausgewählten Buchungen automatisch durchgeführt
BA komplett markiert.png