Eingangsrechnung (Anwendung)

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Eingangsrechnung (Ausgaben-Beleg)

Eine Eingangsrechnung (Ausgaben-Beleg) ist ein erfolgsverringernder Beleg. Kleine Merkhilfe: Eine Eingangsrechnung wird so bezeichnet, weil eine Rechnung ins Unternehmen eingeht, also jemand Geld von meinem Unternehmen möchte.

Hinweise und besondere Informationen zu:

Tutorialvideos

Neue Eingangsrechnung (Ausgabe)

Neue Eingangsrechnung (Ausgabe) in der doppelten Buchhaltung

Aufbau

Eine Eingangsrechnung ist in zwei Elemente unterteilt:

  • Rechnungskopf: der Rechnungskopf beinhaltet allgemeine Daten der Eingangsrechnung, wie Lieferant, Rechnungsdatum oder Art der Bezahlung.
  • Rechnungszeilen: Pro Rechnungskopf müssen mindestens eine Zeile und können mehrere Zeilen erfasst werden. Jede Zeile beinhaltet die Detaildaten wie Belegart (Konto) und Steuersatz, sowie der Betrag und der Rechnungstext. Außerdem kann hier eingestellt werden, ob es sich bei der Buchung um eine innergemeinschaftliche Lieferung/Leistung oder Reverse Charge Leistung handelt, sowie ein Privatanteil verbucht werden. So können ganz einfach Rechnungen mit unterschiedlichen Mehrwertsteuersätzen und unterschiedlichen Belegarten (Konten) angelegt werden (Stichwort Splitbuchung).

Vorlagen

Alle Belege, die mit der Option "als Vorlage speichern" gespeichert sind, können hier ausgewählt werden. Dadurch können Sie immer wiederkehrende Ausgaben einfach laden und gegebenenfalls abgeändert als neuen Beleg speichern. Wählen Sie die gewünschte Vorlage - das Formular wird automatisch mit den Daten der Vorlage befüllt. Achtung: alle eventuell eingegebenen und noch nicht gespeicherten Daten werden verworfen! Details zu den Vorlagen auch unter Vorlagen (Anwendung).

Rechnungskopf

Der Rechnungskopf beinhaltet die folgenden, zeilenübergreifenden Daten des Belegs:

Pflichtdaten

  • Lieferant: Die Eingabe des Lieferanten kann auf verschiedene Weisen erfolgen:
    • der Name des Lieferanten wird im Eingabefeld eingegeben. Wird nur der Name des Lieferanten eingegeben und kein Datensatz im Lieferantenstamm angelegt, können auch keine weiteren Analysen dieser Ausgaben durchgeführt werden.
    • der Lieferant wurde bereits im Lieferantenstamm eingegeben und kann einfach mit einem Klick auf ausgewählt werden.
    • der Lieferant wird neu, über die Schaltfläche , im Lieferantenstamm hinterlegt und kann dann automatisch übernommen werden.
    • Nach der Auswahl eines Lieferant kann dieser durch Klick auf auch gleich bearbeitet werden
    • Wurde für den ausgewählten Lieferant eine gültige UID-Nummernprüfung (Level 1 oder 2) durchgeführt, wird das Prüfergebnis inkl. Prüfdatum direkt angezeigt.
    • Hinweis: Bei Waren (E/A-Buchhaltung), Anlagen oder innergemeinschaftlichen Belegen ist zwingend ein Lieferant aus dem Lieferantenstamm auszuwählen.
  • Zahlungsdatum. Dieses Datum ist dafür verantwortlich in welche Abrechnungsperiode die Ausgabe in der Einnahmen-Ausgaben Rechnung verwendet wird. Ist das Kontrollkästchen OP Ausgaben in den Grundeinstellung nicht aktiviert, sind alle Buchungen automatisch bezahlt und das Datum "Bezahlt am" ist ein Pflichtfeld.
  • Rechnungsdatum: Wird mit dem aktuellen Datum vorbelegt. Bei der E/A-Rechnung ist dieses Feld bei Wareneingängen zwingend notwendig, sonst optional. Bei der doppelten Buchhaltung stets Pflichtfeld.

Lieferanteneinstellungen - Vorbelegung

Sind im Lieferantenstamm die Daten unter Buchhaltung gepflegt, werden folgende Felder auf Zeilenebene automatisch ausgefüllt:

  • Belegart
  • Steuersatz und wenn nötig eine Sonderbuchung
  • Privatanteil

Nähere Informationen im Lieferantenstamm

Optionale Daten

  • Rechnungsnummer: Tragen Sie hier die Rechnungsnummer der Lieferantenrechnung ein.
  • Fälligkeitsdatum: Hier kann eingetragen werden bis wann eine Zahlung erfolgt sein soll.
  • Bezahlt & Bezahlt am & Bezahlt mit: Abhängig von der gewählten Option "Offene Posten" ist hier anzugeben, wann und womit die Rechnung bezahlt wurde.
  • Rechnungstext: Hier können optional Informationen, die sich auf die gesamte Rechnung beziehen, eingetragen werden, sodass für spätere Zwecke Referenzen vorhanden sind.

Offene Posten in der E/A Buchhaltung

Ist die Option "OP Eingangsr." in den Grundeinstellung unter "Standardwerte für Eingangsrechnungen" aktiviert, können Eingangsrechnungen ohne Bezahlt-Datum eingegeben werden. Solange sie nicht bezahlt sind, wird keine Buchung in der Buchhaltung erstellt. Folgende Felder stehen in den Ausgabemasken zusätzlich zur Verfügung:

  • Rechnungsdatum: Rechnungsdatum der Ausgabe - ist nur bei aktivierter Option ein Pflichtfeld
  • Bezahlt: Erst wenn die Rechnung bezahlt wurde, ist diese Option zu aktivieren. Dann ist das Datum der Zahlung anzugeben und die Belegart (Konto) mit dem bezahlt wurde. Nun wird eine Buchung automatisch erstellt.

Offene Posten in der doppelten Buchhaltung

Bei der doppelten Buchhaltung ist das Rechnungsdatum für die Verbuchung relevant. Wird erst später bezahlt, wird dennoch auf ein Verbindlichkeitskonto gebucht. Es gibt pro Lieferanten entweder ein spezifisches oder ein allgemeines Verbindlichkeitskonto. Eine Ausgleichsbuchung wird dann zu jenem Zeitpunkt erstellt, sobald die Eingangsrechnung als bezahlt angegeben wird.

Rechnungszeile

Eine Rechnungszeile beinhaltet die folgenden Daten des Belegs (Beim Bearbeiten von bestehenden Zeilen oder beim Anlegen von weiteren Zeilen werden diese Daten in einem Dialog dargestellt):

Pflichtdaten

  • Belegart: Wählen Sie eine Belegart (Konto), die der Eingangsrechnung/Ausgabe entspricht.
    • Ein Klick auf ruft alle eingeblendeten Belegarten (Konten) auf.
    • Konto nicht dabei? Über kann der Kontenrahmen aufgerufen werden:
      • Ein zeigt an, dass ein Konto ausgeblendet ist. Ein Klick aufs “Auge”-Symbol aktiviert das Konto, sodass es künftig eingeblendet wird.
      • Ein Klick auf übernimmt die entsprechende Belegart ins Formular.
  • Steuersatz: Der Standard-Steuersatz wird vorausgewählt. In der Liste der möglichen Steuersätze kann gewechselt werden, pro Belegart kann der Standardwert in der Kontenübersicht verändert werden.
  • Betrag: Geben Sie den Betrag der Ausgabe ein.
  • Weicht die Währung von EUR ab, geben Sie mit Klick auf EUR die zutreffende Währung und den Kurs im Dialog an.
  • Geben Sie nun an, ob der eingegebene Betrag Netto oder Brutto ist. In den Grundeinstellung unter "Standardwerte für Eingangsrechnungen" können Sie den Standardwert dafür festlegen. Geben Sie weiters sofern verfügbar an, ob eine der Optionen innergemeinschaftliche Lieferung (iG) und Reverse Charge (RC) zutrifft. Falls ja, erscheint die Standard-Option darunter, ändern Sie diese Sonderbuchung bei Bedarf mit Klick auf den Link.
  • Privatanteil: Falls zutreffend erscheint durch Klick auf den Link "Privatanteil (optional)" ein zusätzliches Feld, geben Sie dort Betrag und Art an.

Optionale Daten

  • Fremdwährung: Wollen Sie eine Buchung in einer anderen Währung vornehmen, klicken Sie auf die Währung (Standardmäßig EUR) in der Zeile Betrag. Ein Dialog öffnet sich und eine andere Währung sowie der entsprechende Kurs können eingetragen werden.
  • Privatanteil: Wenn der verbuchte Gegenstand auch privat genutzt wird, kann hier ein Betrag oder ein Prozentsatz ausgewählt werden, die der privaten Nutzung entsprechen.
  • Zeilentext: Versehen Sie die Rechnungszeile mit einer sprechenden Beschreibung. Wird kein Zeilentext jedoch ein Rechnungstext am Rechnungskopf eingegeben, so wird dieser Text automatisch auf der neuen Rechnungszeile verwendet.
  • Danach weitere Zeile anlegen: Wollen Sie gleich nach dem Übermitteln der gerade eingegebenen Zeile eine weitere Zeile eintragen, kann dieses Feld aktiviert werden. Eine weitere Eingabemaske wird sich öffnen.

Sonderfälle Umsatzsteuer

Details zur Eingabe von Ausgabe mit Sonderfällen der Umsatzsteuer, zB: Wein Ein- bzw. Verkauf mit 12% Umsatzsteuer) unter Umsatzsteuer Sonderfälle

Sonderbuchungen

Erfahren Sie hier alles über Reverse Charge und ig Lieferungen in FreeFinance:

Details

Für Eingangsrechnungen, die innergemeinschaftlich erworben (Waren) oder bezogen (Leistungen) wurden, erfolgt die Eingabe so wie immer. Neben dem Betrag aktivieren Sie iG oder RC, bei Bedarf ändern Sie die Option in der Sonderbuchung. Nach dem gewählten Steuersatz besteht die Möglichkeit eine Sonderbuchung auszuwählen. Diese Auswahl, z.B.: Reverse Charge, ig Erwerbe mit (oder ohne) Vorsteuerabzug, etc, dient bei der Umsatzsteuervoranmeldung zur richtigen Meldung der Umsatzsteuerbeträge. Bei innergemeinschaftlichen Erwerben mit Vorsteuerabzug wird die Umsatzsteuer berechnet, an das Finanzamt abgeführt und kann wird sofort wieder abgezogen. Somit handelt es sich hierbei um eine reine Deklaration des innergemeinschaftlichen Erwerbs beim Finanzamt.


ACHTUNG: Verwenden Sie stets jenen Steuersatz, der im Inland normalerweise für diese Lieferung oder Leistung anzuwenden wäre (im Normalfall: Standardsteuersatz 20%). Dreiecksgeschäft, oder Steuersatz mit 0% sind Sonderfälle. Details unter ig Lieferung. Durch die Wahl der Sonderbuchung wird die Eingangsrechnung zu einem innergemeinschaflichen Erwerb oder Reverse Charge Leistung.

Beispiel: innergemeinschaftliche Erwerbe

Sie als Unternehmer sind vorsteuerabzugsberechtigt.

Sie haben Büromaterial im EU-Ausland (zB: Deutschland) eingekauft.

Die Rechnung beträgt 100 EUR Netto mit 0% Umsatzsteuer (UID-Nummer von Lieferant und Kunde auf der Rechnung und einem Vermerk der Art "ig-Lieferung"):

Sie geben den Beleg wiefolgt in FreeFinance ein:

  • Belegart: 7600 Büromaterial
  • Steuersatz: 20% Standardsteuersatz (Wichtig!)
  • Sonderbuchung: ig Erwerb mit Vorsteuerabzug
  • Betrag: 100 EUR Netto

Die erstellte Belegzeile enthält dann: Netto: 100 EUR Steuer: 0 EUR (* 20 EUR ig/rc-Steuer) Brutto: 100 EUR

Beispiel: Reverse Charge Leistung

Sie als Unternehmer sind vorsteuerabzugsberechtigt.

Sie haben Rechtsberatung im EU-Ausland (zb: Deutschland) bezogen.

Die Rechnung beträgt 100 EUR Netto mit 0% Umsatzsteuer (sowie von Lieferant und Kunde auf der Rechnung und einem Vermerk der Art "Reverse Charge Leistung - Steuerschuld geht auf den Leistungsempfänger über"):

Sie geben den Beleg wiefolgt in FreeFinance ein:

  • Belegart: 7750 Rechtsberatungsaufwand
  • Steuersatz: 20% Standardsteuersatz (Wichtig!)
  • Sonderbuchung: Reverse Charge (Steuerschuld geht auf den Leistungsempfänger über)
  • Betrag: 100 EUR Netto

Die erstellte Belegzeile enthält dann: Netto: 100 EUR Steuer: 0 EUR (* 20 EUR ig/rc-Steuer) Brutto: 100 EUR

Beispiel: unecht umsatzsteuerbefreit

Variante a) Sie als Unternehmer nicht vorsteuerabzugsberechtigt (dh: unecht umsatzsteuerbefreit, zb: als Arzt, Kleinstunternehmer, etc) - dh: Sie können die im Ausland gekauften Waren oder Dienstleistungen nicht als RC oder ig verbuchen und haben auf der ausländischen Rechnung eine ausländische Umsatzsteuer:

Sie geben den Beleg wie folgt in FreeFinance ein:

  • Belegart: die jeweilige Belegart
  • Steuersatz: 0% keine Umsatzsteuer
  • Sie geben den Gesamtbetrag inkl. ausländischer Steuer an: 119 EUR

Die erstellte Belegzeile enthält dann: Netto: 119 EUR Steuer: 0 EUR Brutto: 119 EUR

Variante b) Sie als Unternehmer sind nicht vorsteuerabzugsberechtigt, haben aber eine UID-Nummer und beziehen Waren innergemeinschaftlich oder Reversed Charge Dienstleistungen:

Sie geben den Beleg wie folgt in FreeFinance ein:

  • Belegart: die jeweilige Belegart
  • Steuersatz: 20% Umsatzsteuer
  • Sonderbuchung: zB: Ig Erwerb ohne VST-Abzug oder bei VST-Pauschalierung
  • Sie geben den Gesamtbetrag mit der Umsatzsteuer die in Österreich zu versteuern ist: 120 EUR

Die erstellte Belegzeile enthält dann: Netto: 100 EUR Steuer: 0 EUR (* 20 EUR ig/rc-Steuer) Es wird intern aber ein eigenes Vorsteuerkonto bebucht und die Vorsteuer nicht in die Umsatzsteuer mit aufgenommen. Brutto: 100 EUR

Wichtig: In diesem Fall geben Sie alle Eingangsrechnungen im Inland mit 0% USt ein, damit die Umsatzsteuererklärung korrekt berechnet werden kann!

Neue Anlage

Werden Anlagen vom Unternehmen angeschafft, werden diese einfach durch die Wahl der entsprechenden Belegart (Kontonummer beginnt mit 0) ins System eingegeben. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Anlage ein geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) ist und somit im ersten Jahr vollständig abgeschrieben wird oder die Anlage durch die Abschreibung für Abnutzung (AfA) auf eine bestimmte Nutzungsdauer verteilt abgeschrieben wird. Beide Arten von Anlagen werden im Anlagenbuch abgebildet. Die Entscheidung, ob eine Anlage mittels GWG oder AfA in die Buchhaltung einfließt, wird erst im Anlagenverzeichnis getroffen.

Lediglich Anlagen, die in vergangenen Jahren angeschafft oder in Betrieb genommen wurden, werden direkt im Anlagenbuch (nicht als Ausgabe) über die Funktion Alt-Anlage, Freibetrag angelegt.

Tutorialvideos

Neue Anlage erstellen

Neuer Wareneingang (nur in EA-Rechnung)

Ist das Unternehmen verpflichtet ein Wareneingangsbuch zu führen, so geschieht das in FreeFinance ganz automatisch bei Auswahl der entsprechenden Waren-Belegarten bei einer Eingangsrechnung. Wird das Wareingangsbuch unter Meine Belege > Wareneingangsbuch aufgerufen, werden automatisch die entsprechenden Eingangsrechnungen herangezogen. Für diese ist das Rechnungsdatum verpflichtend anzugeben, sowie ein Lieferant.

Das Wareneingangsbuch ist unter Jahreseinstellungen zu aktivieren.

Die Belegarten für Waren können unter Belegarten Belegtyp "Wareneingangsbuch (Waren, Rohstoffe, etc)" angezeigt bzw. angepasst werden.

Als Vorlage speichern

Sie können eine Eingangsrechnung auch als Vorlage speichern, um wiederkehrende Eingangsrechnungen schneller eingeben zu können. Über die Ansicht Vorlagen können diese übernommen oder geändert werden.

Kontoauszug-Automatisierung - Schlagwörter

Erfassen Sie zu den Vorlagen eindeutige Schlagwörter, die (alle) am Kontoauszug zu finden sind, damit eine Zuordnung zwischen Kontoauszugszeile und Vorlage passieren kann. Groß- und Kleinschreibung ist nicht relevant.

Nachträglich ändern

Müssen an einer Eingangsrechnung Änderungen vorgenommen werden, klicken Sie auf die Schaltfläche “Nachträglich ändern”. FreeFinance aktiviert jene Felder, die abhängig vom Status noch bearbeitbar sind.

Doku-Archiv

Mit der Schaltfläche Doku-Archiv kann die aktuelle Eingangsrechnung mit Dokumenten verknüpft werden. Wählbar sind bereits im Doku-Archiv angelegte Dokumenten, aber auch neu hochzuladende Dateien. Mehr zur integrierten Dokumentenablage

Storno

Eine Eingangsrechnung kann über die Schaltfläche Stornieren storniert werden.

Storno einer bereits bezahlten Eingangsrechnung

Wurde der Beleg bereits bezahlt, müssen im Dialog folgende Daten eingegeben werden:

  • Stornodatum: Achten Sie hier auf das korrekte Stornodatum (damit die Stornobuchungen in den korrekten Zeitraum für Finanzamtsmeldungen fällt)
  • Stornogrund: Vergeben Sie einen Grund für die Stornierung (zB: Fehleingabe, Falsches Datum, Doppeleingabe, etc.)

Durch Drücken der Schaltfläche Stornieren bestätigen Sie die Stornierung, mit Abbrechen brechen Sie die Stornierung ab.

Storno eines Offenen Posten in der E/A-Rechnung

Ist die Option "OP Eingangsr." Grundeinstellung aktiviert und wurde der Beleg noch nicht bezahlt, kann die Eingangsrechnung gelöscht werden. Dies ist möglich, da sie noch unwirksam für die Buchhaltung war.

Durch Drücken der Schaltfläche Löschen bestätigen Sie die unwiederbringliche Löschung, mit Abbrechen brechen Sie den Löschvorgang ab.

Storno von Eingangsrechnungen aus dem Kontoauszug

In solchen Fällen werden Sie bei Klick auf "Stornieren" aufgefordert, in den Kontoauszug zu navigieren. Dort stornieren Sie die Eingangsrechnung über das -Symbol.

Integrierte Kommunikation

Sie können zur Eingangsrechnung eine Frage an Ihren verbundenen Berater senden. Mehr zur integrierten Kommunikation.

Schaltflächen

Die folgenden Schaltflächen sind je nach Status bei einer Eingangsrechnung verfügbar:

  • Speichern: Datensatz wird gespeichert. Wurde die Eingangsrechnung als bezahlt eingegeben, vergibt FreeFinance eine fortlaufende Belegnummer und nimmt die Verbuchung vor.
  • Übernehmen: Die Rechnungszeile wird gespeichert und übernommen - aber noch nicht gebucht.
  • Weitere Zeile: Eine weitere Rechnungszeile wird zu dieser Rechnung hinzugefügt.
  • Speichern und buchen (Nur mit Berechtigung Abschließen): Datensatz wird gespeichert und abgeschlossen. Dieser Datensatz ist nach Betätigung dieser Schaltfläche nicht mehr änderbar. Diese Schaltfläche steht nur zur Verfügung, wenn die Rechnung bezahlt wurde.
  • Stornieren: Wenn Sie den eingegebenen Datensatz stornieren möchten, verwenden Sie diese Schaltfläche. Details zur Stornierung siehe Storno
  • Anlagenbuch: Handelt es sich um eine Anlage, wird automatisch ein Anlagenbucheintrag erstellt. Navigieren Sie mit dieser Schaltfläche zum Anlagenbuch.
  • Stornobeleg: Ist Ihr aktueller Beleg storniert, führt diese Schaltfläche zum Stornobeleg.
  • Originalbeleg: Ist Ihr aktueller Beleg ein Stornobeleg, führt diese Schaltfläche zum Originalbeleg.
  • Nachträglich ändern: Abhängig vom Status sind gewisse Felder nachträglich änderbar.
  • Doku-Archiv: Verlinken Sie ein bestehendes Dokument aus dem Doku-Archiv / Dropbox, oder laden Sie ein neues hoch.
  • Stornieren: Eine Eingangsrechnung kann storniert werden.
  • Löschen: Eine noch nicht bezahlte Eingangsrechnung kann gelöscht werden.
  • Kopieren: Erstellen Sie eine neue Eingangsrechnung auf Basis der bestehenden Daten.
  • Als Vorlage speichern: Speichern Sie die Eingangsrechnung als Vorlage, um wiederkehrende Belege schneller verbuchen zu können (Miete, Telefongebühren,…)

Siehe auch

Kontenverwaltung (Anwendung)
Ausgabenkonten
Übersicht über Reverse Charge und ig Lieferungen
Grundeinstellung (Anwendung)
Vorlagen (Anwendung)
Integrierte Dokumentenablage
Integrierte Kommunikation
Lieferantenstamm
Neue Belege
Privatanteil